Privacyverklaring
Bij Kennis in Huis Salarisadministrateurs, HR, specialisten in Sociale lasten en AVG. (hierna Kennis in Huis) vinden we uw privacy erg belangrijk. Dit betekent dat wij vertrouwelijk, zorgvuldig en volgens de geldende privacywetgeving omgaan met de gegevens die wij van u verwerken. In deze privacyverklaring leggen wij dan ook graag uit hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die wij verwerken door het bezoeken van onze website www.KennisinHuis.nl en het gebruik van de contactmogelijkheden die worden aangeboden.
Deze privacyverklaring is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvindt in het kader van onze dienstverlening. Hiervoor gelden aparte privacyvoorwaarden welke onderdeel uitmaken van de opdrachtbevestiging/ overeenkomst die wij met u als klant aangaan.
Met verwerken worden alle handelingen bedoeld die een organisatie kan uitvoeren met persoonsgegevens zoals; het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen en gebruiken van persoonspersoonsgegevens.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
Kennis in Huis is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die u zelf verstrekt door gebruik te maken van de functionaliteiten op deze website waaronder de contactmogelijkheden.
Met Kennis in Huis wordt in deze privacyverklaring bedoeld: Kennis in Huis handelend onder Oxxipro gevestigd te ’s Gravenhage.
Hoe komen wij aan uw (persoons)gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens als u onze website bezoekt, met onze software systemen werkt, gebruik maakt van de contactformulieren, inschrijft voor de nieuwsbrief of telefonisch contact met ons opneemt.
Grondslagen en doeleinden voor de verwerking van uw persoonsgegevens
Het verwerken van uw persoonsgegevens door Kennis in Huis vindt alleen plaats indien de verwerking gerechtvaardigd is conform de privacywetgeving. Voor het verwerken van uw persoonsgegevens baseert Kennis in Huis zich op onderstaande grondslagen uit de privacywet:
- op basis van uw expliciete toestemming; bijvoorbeeld door het inschrijven op een nieuwsbrief of het geven van uw toestemming voor het gebruik van cookies. Klik hier om naar onze cookiestatement te gaan;
- op basis van een gerechtvaardigd belang van Kennis in Huis; zoals het verwerken van persoonsgegevens die u verstrekt door gebruik te maken van een van de contactformulieren;
Voor welke doeleinden verwerkt Kennis in Huis uw persoonsgegevens?
Kennis in Huis verwerkt uw persoonsgegevens alleen voor welbepaalde doeleinden:
- correspondentie, zoals het reageren op een vraag, die u via onze website aan ons heeft gesteld;
- versturen van de nieuwsbrief en het informeren over evenementen die mogelijk voor u interessant kunnen zijn. U kunt zich hiervoor ten alle tijden weer uitschijven ;
- verzorgen van de functionaliteiten op de website;
- verbeteren van de website door het analyseren van klikgedrag en websitebezoek.
Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?
Als u contact met ons opneemt via een van de contactformulieren dan verwerken wij de gegevens die u in het formulier aan ons verstrekt waaronder; voornaam, achternaam, e-mailadres en optioneel bedrijfsnaam en telefoonnummer. Uw gegevens worden verwerkt door een selecte groep van professionals welke contact met u kunnen opnemen.
Met wie delen wij uw gegevens?
In sommige gevallen schakelen wij derden in die, in opdracht van ons, persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld de hostingpartij van de website. Kennis in Huis heeft passende verwerkersovereenkomsten afgesloten met derden waarin o.a. geheimhouding en een correcte en veilige verwerking van de gegevens is geborgd, dit conform geldende wet- en regelgeving.
Daarnaast is het mogelijk dat Kennis in Huis uw persoonsgegeven deelt in de volgende situaties:
- Kennis in Huis hier wettelijk toe verplicht is;
- in het kader van een juridische geschillen kunnen wij uw persoonsgegevens delen aan een advocaat of juridisch adviseur;
- indien de Autoriteit Persoonsgegevens hierom verzoekt;
- dit nodig is om de rechten, eigendom of veiligheid van ons, onze gebruikers, onze medewerkers of het publiek te beschermen;
- dit nodig is om onszelf of onze gebruikers te beschermen tegen frauduleus, beledigend, ongepast of onwettig gebruik van de websites en contactmogelijkheden.
Intern worden uw persoonsgegevens alleen gebruikt door medewerkers die deze persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
De persoonsgegevens die u aan ons verstrekt door het gebruik van de website en contactmogelijkheden worden niet langer bewaard dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens zijn verstrekt.
Informatie die u via de contactformulieren verstrekt worden na 2 maanden verwijderd uit het CMS. Indien het contactverzoek leidt tot een overeenkomst metKennis in Huis zullen uw contactgegevens worden opgenomen in ons CRM/ERP-pakket. In dit geval zijn de privacyvoorwaarden van toepassing op de dienstverlening die bij het aangaan van de overeenkomst aan u worden verstrekt.
Heeft u zich ingeschreven voor de nieuwsbrief dan blijven uw gegevens bewaard tot het moment dat u zich afmeldt voor de nieuwsbrief middels de opt-out mogelijkheid. Tenzij uw contactgegevens ook voor andere doeleinden worden gebruikt die voortvloeien uit onze dienstverlening.
Kennis in Huis biedt u als klant de mogelijkheid om veilig grote bestanden te delen met medewerkers van Kennis in Huis. Uw gegevens worden verstrekt en verwerkt door diegene aan wie u de bestanden stuurt. De bestanden worden als downloadverzoek tijdelijk opgeslagen (tot max. 3 maanden).
Meer informatie over de bewaartermijnen van de cookies die actief zijn op de website kunt u vinden in onze cookiestatement.
Beveiliging van uw persoonsgegevens
Wij zullen ervoor zorgen dat we passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen voor de verwerking van persoonsgegevens. Als bezoeker van onze website heeft u het recht dat Kennis in Huis zorgvuldig omgaat met uw persoonsgegevens. Kennis in Huis heeft daarom een intern beveiligingsbeleid en privacybeleid opgesteld en daarbij afgestemd op de privacywetgeving. Dit beleid wordt geëffectueerd in overeenkomsten, gedragsregels en (beveiligings)maatregelen.
Ter bescherming van persoonsgegevens werken wij zowel tijdens de overdracht daarvan en zodra we de persoonsgegevens hebben ontvangen, zoveel mogelijk in lijn met de standaarden volgend uit ISO 27001
We hebben fysieke, elektronische en managementprocedures ingevoerd die zijn ontworpen om onbevoegde toegang, verlies of misbruik van persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen.
Wij beperken, waar redelijkerwijs mogelijk, de interne toegang tot persoonsgegevens tot werknemers die de informatie nodig hebben om hun taken uit te voeren. Onbevoegde toegang tot of het onbevoegd gebruik van persoonsgegevens door een werknemer is verboden en vormt redenen voor disciplinaire maatregelen. Onze medewerkers zijn gebonden aan een vertrouwelijkheidsclausule.
Welke rechten heeft u met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens?
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Kennis in Huis en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Indien van verzoeken
U kunt schriftelijk of per e-mail een aanvraag indienen om gebruik te maken van uw rechten. Een schriftelijk verzoek dient gedateerd en ondertekend ingediend te worden. Schriftelijke en digitale verzoeken bevatten ten minste:
- dat het een verzoek betreft in het kader van “uitoefenen rechten betrokkene AVG”
- dat deze gericht zijn aan de Privacy Officer;
- uw volledige naam en adres;
- ter controle vragen wij om uzelf te identificeren d.m.v. een kopie identiteitsbewijs. Dit doen wij om uitwisseling van uw persoonsgegevens met verkeerde personen te voorkomen. (Het BSN-nummer en de pasfoto kunt u onleesbaar maken);
- de vermelding van een correspondentie e-mailadres;
- een toelichting op het verzoek en van welk recht u gebruik wenst te maken;
- dat een verzoek om beperking of correctie aangeeft welke wijzigingen u wenst door te voeren.
Het verzoek om inzage, correctie, overdracht, wissen of beperking moet worden ingediend via het postadres Kennis in Huis Postbus 61018, 2506 AA Den Haag of per e-mail: info@kennisinhuis.nl.
In behandeling nemen en afhandelen van verzoeken
Kennis in Huis neemt alleen verzoeken in behandeling waarvoor zij aan te merken is als verwerkingsverantwoordelijke. Indien dit laatste niet het geval is, krijgt u het bericht dat het verzoek niet in behandeling wordt genomen. Ingeval Kennis in Huis aan te merken is als Verwerker zendt zij het verzoek ter behandeling door naar de juiste Verwerkingsverantwoordelijke. U krijgt hiervan bericht.
Indien het verzoek niet voldoet aan de gestelde voorwaarden dan wordt u in de gelegenheid gesteld het verzoek binnen 2 weken aan te passen. Wordt binnen deze termijn het verzoek niet aangepast dan ontvangt u een beslissing dat het verzoek niet in behandeling wordt genomen.
Kennis in Huis verstrekt u onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek informatie over het gevolg dat aan het verzoek wordt gegeven. Afhankelijk van de complexiteit van uw verzoek en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met nog eens twee maanden worden verlengd. Kennis in Huis stelt u, indien van toepassing, binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis van een dergelijke verlenging.
In sommige gevallen komen wij niet aan uw verzoek tegemoet. Wij verwijderen de gegevens bijvoorbeeld niet als deze voor ons van aanmerkelijk belang zijn of als er een wettelijke verplichting bestaat om ze te bewaren. Wij stellen u hiervan op de hoogte.
Geautomatiseerde besluitvorming
Volledige automatische besluiten zijn beslissingen die gemaakt worden door computers en niet (meer) door mensen. Kennis in Huis mag volgens de wet gebruik maken van geautomatiseerde beslissingen, inclusief profilering waaraan geen rechtsgevolgen zijn verbonden. Op dit moment maken we geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming op onze website.
Wijzigingen in de privacyverklaring
Indien er wijzigingen plaatsvinden dan passen wij onze privacyverklaring aan. De meest actuele versie van onze privacyverklaring kunt u altijd op onze website vinden. De laatste aanpassing is doorgevoerd op 31-01-2021.
Contact en vragen
Heeft u een vraag aangaande de privacyvoorwaarden dan kunt u contact opnemen met onze privacy officer via info@kennisinhuis.nl.
Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.